ווטסאפ

הגדרת תפקידים בעמדת המזכירות

הגדרת תפקידים בעמדת המזכירות

  

כדי לצמצם למינימום את הדברים שנופלים בין הכיסאות בעמדת המזכירות וכמובן, כדי להגדיל את מחזור מכירות המרפאה, הגדרת התפקידים בין מזכירות במרפאה חייבת להיות נכונה ובהירה.
תארו לכם מצב שבו על 3 עובדים הטילו לבצע 30 משימות שונות. בפני העובדים עומדות 2 אסטרטגיות לבחירה: הראשונה, ששלושתם יסתערו על 30 המשימות ויבצעו אותן יחד. האופציה השנייה היא שכל עובד יקבל 10 משימות ויבצע רק אותן
 
האופציה השנייה שבה לכל עובד מוגדרות משימות משלו עדיפה ללא ספק. יש לכך מספר סיבות: ראשית, כשכולם עושים הכול הסיכוי שדברים יפלו בין הכיסאות רק עולה. שנית, אם מישהו טוב בתחום מסוים וחלש בתחום אחר, עדיף שיתמקד במה שהוא טוב וישאיר את המשימות שבהן הוא חלש למי שטוב ממנו. שלישית, אם יש כשל או הצלחה בתחום מסוים אפשר לדעת בדיוק למי לפנות ואיך לתקן/לשפר
 
ברוב מרפאות השיניים שביקרתי, עמדות המזכירות מאמצות בעיקר את האסטרטגיה הראשונה - כל המזכירות עושות הכול. כולן מתזכרות, כולן עוסקות בגבייה, כולן מטפלות בביטוחים וכולן עושותRE-  CALLS ללקוחות שלא סגרו תכניות טיפול. אין דבר גרוע מכך.
 
ככל שתחלקו את התפקידים ותחומי האחריות בין המזכירות כך ייטב הן למזכירות והן לתפקוד המרפאה בכלל. כמובן שיש מטלות שעל כולן לבצע, כגון: מענה טלפוני וקביעת תורים, אך יש תחומים נוספים שחייבים לחלק בין המזכירות, כאשר החלוקה תתבצע בעיקר על בסיס כישוריהן.

שלב ראשון בהגדרת תפקידים הוא לערוך רשימה כללית ומפורטת (כן כן.... לשבת ולרשום את כל משימות המרפאה) של כל המשימות שיש לבצע במרפאה, ובשלב שני, לחלק את התפקידים (בכתב ולא בעל-פה) בין צוות המזכירות.

כאמור, החלוקה תהיה ע"פ כישורים ויכולות - אם רותי "מתקתקת" ניירת בצורה אפקטיבית כדאי שהיא ורק היא תטפל בביטוחים, ואם הלקוחות מעדיפים לדבר עם סיגל בטלפון, אז היא ורק היא תבצע את ה- RE-CALLS ללקוחות שלא סגרו תכניות טיפול, וכו'.
 
חלוקת התפקידים משמעותית וקריטית אף יותר כאשר מדובר במרפאות בגודל בינוני פלוס (3 יוניטים ומעלה). במצב שכזה כדאי אף להפריד פיזית את עמדת המזכירות ולחלק בה את העבודה ע"פ רופאים וסוגי הטיפולים – לדוגמא, המזכירות אתי ורונית יטפלו בלקוחות הביטוחים שעוברים טיפולים משמרים אצל ד"ר כהן וד"ר לוי, והמזכירות סיגל ודורית, יטפלו בלקוחות שעוברים טיפולי השתלות ושיקום אצל ד"ר איזבל וד"ר אסעד.
 
בקרה:
מומלץ לקבוע ולסכם מועד מוגדר שאחת לשבוע (יום ראשון או חמישי) תשב האחראית של כל תחום (גבייה, ביטוחים, שתלים ושיקום) למשך חצי שעה עם בעל המרפאה (ולא ב"שיחת מסדרון") ותציג בפניו את הסיכומים ובעיות שצצו בגזרתה, כגון: השבוע נסגרותכניות טיפול, תיתן דיווח בגין הלקוחות שעדיין חושבים על הצעת התכנית שקיבלו (יוסי רוצה לשלם במזומן ומבקש הנחה נוספת, אתי מתלבטת בין תכנית א' או ב' ), הסכום שנותר עדיין לגבות הואY, וכן הלאה.

הבקרה עשויה להשיג שני דברים חשובים - הראשון, טיפול מהיר בבעיות שצצות. הנקודה השנייה היא שכאשר צוות המזכירות יידע שהוא אמור להגיש סיכום אחת לשבוע הוא יתאמץ יותר להציג התקדמות בביצועים. לדוגמא, אם המזכירה שאחראית הגבייה דיווחה בפגישה שעדיין לא נגבה הכסף עבור הטיפול ממר ישראלי, בפגישה הבאה היא תצטרך לספק סיבה מדוע היא לא גבתה אותו עדיין, וכן הלאה.

אתם מוזמנים להגיע לסמינר לניהול ושיווק מרפאות שיניים ואסתטיקה, יחד עם צוות המרפאה שלכם, שייערך ב- 15 לפברואר 2023 בתל אביב. במהלך הסמינר תקבלו כלים איך לנהל את עמדת המזכירות בצורה המיטבית, וכמובן עוד כלים רבים בנושאים אחרים שיובילו את המרפאה שלכם להצלחה.

לפרטים נוספים ולהרשמה לחצו כאן!

 

הירשמו לניולזטר

הירשמו וקבלו טיפים שיווקיים, מאמרים ועוד ישירות למייל שלכם
אנא מלאו את טופס - הירשמו לניולזטר