חולמים שהמרפאה תתנהל בלעדיכם? תמשיכו לחלום...
החלום של לא מעט רופאי שיניים הוא להגיע למצב שבו המרפאה מתנהלת כמעט מעצמה, בלי שהם יצטרכו לעסוק בניהול השוטף – "עזוב אותי מלנהל, אני רוצה שמנהלת המרפאה תתעסק בניהול ואני אתעסק בטיפולים".
האם זה אפשרי? צר לי לאכזב את החולמים, אבל כנראה שלא.
מהניסיון שלי ומהיכרות עם מאות מרפאות לאורך השנים, אפשר לומר בוודאות שמרפאת שיניים לא יכולה להצליח לאורך זמן בלי מעורבות ניהולית של בעל המרפאה.
אפשר בהחלט להפחית את העומס: לבנות צוות מצוין, להאציל סמכויות ולהעסיק מנהלת מרפאה חזקה שתיקח אחריות על חלק גדול מהניהול השוטף. אבל האחריות והיד על ההגה חייבות להישאר אצל בעל המרפאה.
למה? שתי סיבות עיקריות:
1. בעל המרפאה הוא המותג
מטופל שמגיע ל"מרפאת ד"ר ישראל ישראלי" לא בחר רק במרפאה – הוא בחר בד"ר ישראלי. הוא שמע עליו, קיבל המלצה או נחשף אליו בפרסום, והוא רוצה לדעת שהוא נמצא תחת האחריות שלו.
מטופל שמגיע ל"מרפאת ד"ר ישראל ישראלי" לא בחר רק במרפאה – הוא בחר בד"ר ישראלי. הוא שמע עליו, קיבל המלצה או נחשף אליו בפרסום, והוא רוצה לדעת שהוא נמצא תחת האחריות שלו.
זה לא אומר שבעל המרפאה צריך לבצע כל טיפול בעצמו. אבל המעורבות שלו בנקודות חשובות – בבדיקות ראשוניות, בתוכניות טיפול גדולות או במקרים מורכבים – יכולה להיות קריטית.
חשוב לזכור: מרפאת שיניים היא לא פיצרייה. בפיצרייה לא באמת משנה מי מכין את הפיצה, כל עוד עובדים לפי אותו מתכון. במרפאה, המטופל קונה גם את האדם, האמון והמוניטין שמאחוריו.
2. אף אחד לא יהיה מחויב לעסק כמו בעל העסק
אפשר למצוא מנהלת מצוינת וצוות מסור ונאמן. אבל בסופו של דבר, עבור העובד זו העבודה שלו. עבור בעל המרפאה – זה העסק שלו.
אפשר למצוא מנהלת מצוינת וצוות מסור ונאמן. אבל בסופו של דבר, עבור העובד זו העבודה שלו. עבור בעל המרפאה – זה העסק שלו.
הוא זה שהשקיע, לקח את הסיכון ובנה את המוניטין. כשהיומן מתרוקן, ההכנסות יורדות או שיש בעיה בתזרים – אף אחד לא ירגיש את זה כמוהו.
אני פוגש לא מעט בעלי מרפאות שפשוט לא רוצים להתעסק בניהול. הם מעדיפים לטפל ולהשאיר את כל השאר למנהלת ולצוות. הבעיה היא שלאט־לאט נוצר מצב שבו אין להם באמת מושג מה קורה בעסק שלהם – כמה נכנס, כמה יוצא, איפה מפסידים כסף, מה קורה עם היומן, הגבייה, הספקים וביצועי הצוות.
מיותר לציין שהניתוק הזה עולה למרפאה הרבה מאוד כסף.
ואגב, ניהול מרפאה לא חייב להיות מסובך או לגזול המון זמן. כשעובדים לפי שיטת עבודה מסודרת, עם נהלים ברורים ובקרה קבועה, אפשר לנהל מרפאה בצורה יעילה גם בזמן יחסית קצר.
לכן אני ממליץ לכל בעל מרפאה לשריין בוקר אחד בשבוע לניהול המרפאה. ואם זה לא מתאפשר – לפחות שעתיים שבועיות קבועות בשעות הבוקר, שבהן עוברים על ענייני כספים, בנקים, ספקים, הוצאות והכנסות, בודקים את ביצועי המרפאה ונפגשים עם מנהלת המרפאה כדי לוודא שהכול פועל כמו שצריך.
לסיכום – אפשר להעביר לאחרים חלק מהמשימות, אבל לא את האחריות על המרפאה.
